Proces sertifikacije

Proces sertifikacije

Sam proces sertifikacije je relativno jednostavna stvar.

Zaista, većina sertifikacionih šema prati isti osnovni proces, koji je opisan u nastavku:

Od potencijalnog klijenta će se tražiti da dostavi sledeće informacije u svrhu generisanja ponude za usluge sertifikacije:

  a) željeni obim sertifikacije;

         b) Relevantni detalji organizacije podnosioca zahteva, kao što se traži u specifičnoj šemi sertifikacije, uključujući njeno ime i adresu (e) ime njenih lokacija (a), njene procese i operacije, ljudske i tehničke resurse, funkcije, odnose i sve relevantne zakonske obaveze ;

          c) Identifikacija procesa koji se odvijaju van organizacije koje koristi organizacija, i koji će uticati na usklađenost sa zahtevima;

          d) standarde ili druge zahteve za koje organizacija kandidat traži sertifikaciju;

          e) Da li je pružena konsultantska usluga u vezi sa sistemom upravljanja koji treba da bude sertifikovan, i ako jeste, od koga.

Po prijemu gore navedenih informacija, vrši se revizija na osnovu upita i dodatnih informacija za sertifikaciju koje podnosi klijent. Nakon pregleda istrage, URS će ili prihvatiti ili odbiti da dostavi formalnu ponudu za sertifikaciju.

Tada će klijentu biti izdata formalna ponuda. U slučaju da klijent prihvati ponudu u pisanoj formi, URS će izvršiti pregled ugovora i izraditi program revizije i odrediti zahteve glavnog revizora za aktivnost sertifikacije.

Nakon pregleda, za sve nove klijente se vrši revizija prve faze - ciljevi faze 1 su:

a) Pregledati dokumentovane informacije sistema upravljanja klijenta;

b) Oceniti specifične uslove klijenta i obaviti razgovore sa osobljem klijenta kako bi se utvrdila spremnost za fazu 2 (formalna revizija na licu mesta);

c) preispitati status i razumevanje klijenta u vezi sa zahtevima standarda, posebno u pogledu identifikacije ključnih performansi ili značajnih aspekata, procesa, ciljeva i funkcionisanja sistema upravljanja;

d) Pribaviti potrebne informacije u vezi sa obimom sistema upravljanja, uključujući:

• lokaciju (e) klijenta;

• korištene procese i opremu;

• uspostavljene nivoe kontrole (posebno u slučaju klijenata sa više lokacija);

• važeće zakonske i regulatorne zahteve;

• pregledati raspodelu sredstava za fazu 2 i dogovoriti detalje o fazi 2 sa klijentom.

f) Obezbediti fokus za planiranje faze 2 tako što će razviti dovoljno razumevanje klijentovog sistema upravljanja i operacija na lokaciji u kontekstu standarda sistema upravljanja ili drugog normativnog dokumenta.

g) Oceniti da li se interne revizije i revizije upravljanja planiraju i izvode, te da nivo implementacije sistema upravljanja potvrđuje da je klijent spreman za fazu 2.

Za većinu sistema upravljanja, barem deo revizije Faze 1 će se morati provesti u prostorijama klijenata kako bi se postigli gore navedeni ciljevi.

Po završetku revizije Faze 1, izradiće se izveštaj i dati klijentu kako bi dokumentovao zaključke u vezi sa ispunjavanjem ciljeva faze 1, a klijentu se saopštava spremnost za fazu 2;  uključujući identifikaciju bilo koje oblasti od značaja koja bi mogla biti klasifikovana kao neusklađenost  tokom revizije u faze 2.

Ako je rezultat revizije Faze 1 zadovoljavajući, mada uz manje istaknute stavke, revizor će se dogovoriti o datumu početka revizije Faze 2.

Tamo gde ishod nije zadovoljavajući (glavne tačke uključene) i gde revizor ne veruje da je klijent spreman da nastavi sa revizijom Faze 2, revizija Faze 2 neće biti zakazana dok klijent ne bude imao dovoljno vremena da reši pitanja pokrenuta u okviru izveštaja faze 1 revizije.

Revizija Faze 2 se sprovodi kako bi se procenila implementacija, uključujući i efikasnost sistema upravljanja klijenta. Faza 2 će se održati na lokaciji, ili lokacijama klijenta. U najmanjem slučaju ona obuhvata reviziju sledećeg:

 a) Informacije i dokazi o usklađenosti sa svim zahtevima važećeg standarda sistema upravljanja ili drugih normativnih dokumenata.

b) Praćenje učinka, merenje, izveštavanje i pregled prema ključnim ciljevima realizacije i ciljevima (u skladu sa očekivanjima u važećem standardu sistema upravljanja ili drugim normativnim dokumentima).

c) Sposobnost klijentovog sistema upravljanja u pogledu ispunjavanja važećih zakonskih, regulatornih i ugovornih zahteva.

d) Operativna kontrola procesa klijenta.

e) Interna revizija i pregled rukovodstva.

f) Odgovornost rukovodstva za politiku klijenta i sposobnost da se isprave pitanja izdata od strane sistema.

Po završetku revizije Faze 2, Revizorski tim će analizirati i pregledati sve informacije i revizorske dokaze prikupljene tokom faze 1 i faze 2 revizije i predstaviti nalaze i zaključke revizije.

Izveštaj će biti napravljen i poslat klijentu.

 • Kada zabrinutost nije iskazana (oko neusaglašenosti ili neusklađenosti), registracija će biti preporučena od strane glavnog revizora.

• Kada se pojave manji problemi (neslaganja), klijent će morati da rešo ove probleme pre nego što se preporuči registracija.

• Kada su prijavljeni veći problemi (neusklađenosti) oni se takođe moraju rešiti od strane klijenta, međutim ograničena ponovljena revizija klijenta može se zahtevati kako bi efikasno odgovorili na glavne probleme u roku od 6 meseci nakon poslednjeg dana revizije faze 2, u slučaju da vremensi period ne bude dovoljan, još jedna druga faza 2 će se obaviti pre nego što se preporuči sertifikacija.

Kada se preporuči registracija i izda potvrda, klijent će biti stavljen na dogovoreni režim nadzora.

Nadzor se izvodi na lokacijama u propisanoj periodima. Nadzorne revizije će se sprovoditi najmanje jednom u kalendarskoj godini. Datum prve nadzorne revizije nakon inicijalne sertifikacije ne sme se postavljati kasnije od 12 meseci od dana donošenja odluke o sertifikaciji. Obratite pažnju na formalnu reviziju za ponovnu sertifikaciju, koja je potrebna za ponovno izdavanje novog sertifikata o registraciji nakon trogodišnjeg trajanja izdatog sertifikata.

Aktivnosti nadgledanja uključuju reviziju na licu mesta u pogledu ispunjavanja specifičnih zahteva sertifikovanog sistema upravljanja klijenta u odnosu na standard na koji se sertifikacija dodeljuje.

Svaka nadzorna revizija za odgovarajući standard sistema upravljanja uključuje, kao minimum, sljedeće revizorsko uzorkovanje:

a) Unutrašnje revizije i revizije aktivnosti upravljanja.

b) Pregled preduzetih radnji u vezi sa nesukladnostima utvrđenim tokom prethodnih revizija.

c) Sistem i evidencije o obradi žalbi.

d) Efikasnost sistema upravljanja u pogledu postizanja ciljeva sertifikovanih klijenata i očekivanih rezultata odgovarajućeg sistema upravljanja.

e) Napredak planiranih aktivnosti u cilju kontinuiranog poboljšanja.

f) Kontinuirana operativna kontrola.

g) Pregled svih promena.

h) Upotreba oznaka i / ili bilo kojeg drugog upućivanja na sertifikaciju.

Kao takav, pisani izveštaj će biti izdat po završetku svake nadzorne posete i ako se ne pojave značajne tačke nepoštovanja, nastaviće se sa registracijom.

Ostale aktivnosti nadzora mogu uključivati:

a) Upiti od sertifikacionog tela sertifikovanom klijentu o aspektima sertifikacije.

b) Pregledanje svih potvrđenih iskaza klijenta u vezi sa njegovim poslovanjem (npr. promotivni materijal, veb sajt).

c) Zahteve ovlašćenom klijentu da dostavi dokumentovane informacije (na papiru ili preko elektronskih medija).

d) Drugi načini praćenja učinka sertifikovanog klijenta.

Početni sertifikat o registraciji važi za period od tri godine, pod uslovom da je klijent u skladu sa Pravilnikom o sertifikaciji, i da su nadzorne posete zakazane tokom trogodišnjeg perioda  zadovoljavajuće.

Pre završetka trogodišnjeg sertifikacionog perioda, sprovodi se trogodišnji pregled svih prethodnih izveštaja o posetama, a zatim se vrši kompletna ponovna procena revizije kako bi se osiguralo da je sve u redu za izdavanje novog sertifikata, koji važi za naredni trogodišnji period. Ponovljena revizija će možda morati da uključi reviziju Faze 1 u situacijama kada je došlo do značajnih promena u sistemu upravljanja, ili sa klijentom ili u kontekstu u kojem sistem upravljanja funkcioniše (npr. Promene u zakonodavstvu). Proces se zatim ponavlja kako je gore opisano za svaki trogodišnji sertifikat o registraciji.

Ponovljena revizija treba da obuhvati reviziju na licu mesta koja se odnosi na sledeće:

• Delotvornost sistema upravljanja u celini u svetlu unutrašnjih i spoljašnjih promena, kao i njene kontinuirane relevantnosti i primenljivosti u pogledu sertifikacije.

• Pokazana posvećenost održavanju efikasnosti i poboljšanju sistema upravljanja u cilju poboljšanja ukupnog učinka.

• Efikasnost sistema upravljanja u pogledu postizanja ciljeva sertifikovanih klijenata i očekivanih rezultata odgovarajućih sistema upravljanja.

Kao takav, pismeni izveštaj će biti izdat na kraju posete za resertifikaciju i ukoliko se ne pojave značajne tačke neusklađenosti, preporučuje se resertifikacija i izdaje se novi sertifikat.

Kada se pojave manji problemi (neslaganja), klijent će morati da ih prvo reši pre isteka važenja postojeće sertifikacije. Datum isteka nove sertifikacije može biti zasnovan na datumu isteka postojeće sertifikacije. Datum izdavanja novog sertifikata je na ili nakon donešene odluke o ponovnoj sertifikaciji.

U slučaju da resertifikaciona revizija nije završena ili da URS nije u mogućnosti da verifikuje sprovođenje korekcija i korektivnih radnji za bilo kakvu veliku neusaglašenost pre isteka roka važenja sertifikata, tada je trenutni datum izdavanja sertifikata datum donošenja odluke o sertifikatu, dok se datum prestanka zasniva na prethodnom ciklusu sertifikacije, a NE na 3 godine od datuma ove odluke.

Nakon isteka sertifikacije, sertifikacija se može obnoviti u roku od 6 meseci pod uslovom da su završene resertifikacione aktivnosti, inače će se obaviti barem faza 2. Trenutni datum izdavanja na sertifikatu će biti na ili nakon odluke o ponovnoj sertifikaciji, a datum prestanka važi na osnovu prethodnog ciklusa sertifikacije.

Napomene:

Kao što je prethodno navedeno, gore opisani proces je u suštini isti za sve ponuđene sertifikacione šeme. Međutim, neke šeme imaju male varijacije u zahtevima, ali o takvim varijacijama ćete biti obavešteni od strane odgovarajućeg tima za sertifikaciju.

IAF objavljuje smernice o danima za ljudstvo i kao takav klijent može proveriti da li su citirana vremena razumna i pravedna.

Kontaktirajte nas...